L’attivazione del lavoro da remoto, anche in condizioni di normalità, richiede tempo sia per la definizione delle modalità di attuazione, sia per la preparazione degli strumenti e dell’infrastruttura a supporto delle attività. 

 Il progetto condotto da Cineca, congiuntamente all’Università di Chieti “G. d’Annunzio”, per rispondere all’emergenza COVID-19, ha caratteristiche di eccezionalità, perché fin da subito ha consentito a gran parte del personale di cominciare a lavorare da remoto: in poco più di 5 giorni questa possibilità è stata avviata su larga scala e in 20 giorni ha coinvolto tutto il personale.  

il percorso più sicuro ed efficace per attivare lo smart working per il personale di Ateneo è stato concordato la settimana precedente all’entrata in vigore del decreto #iorestoacasa con il Giovanni Cocullo, Direttore Generale dell’Ateneo e Dario Mingarelli, responsabile del servizio di Outsourcing Cineca). 

L’esteso progetto di Outsourcing in corso e la precedente relazione nata sul tema della virtualizzazione del data center dell’Ateneo ha consentito il rapido avvio del processo da parte di entrambi gli enti. 

L'infrastruttura

Il primo passo del progetto è stato la realizzazione dell’infrastruttura VPN, in stretta collaborazione con il Settore Reti e Sistemi e Sistemi Informativi dell’Ateneo, coordinato da Paolo Del Duca, che ha messo a disposizione la virtual-machine e si è occupato delle riconfigurazioni di networking e firewalling, necessarie a garantire gli opportuni standard di sicurezza per gli utilizzatori del servizio. 

L’intuizione che ha consentito di accelerare l’entrata a regime del servizio è stata l’automatizzazione della fase di provisioning in autonomia da parte del fruitore delle credenziali VPN. È stata quindi realizzata una web-app che, previa autenticazione tramite credenziali di sicurezza già in possesso del personale, ha consentito la creazione automatica di opportuni “certificati VPN” personali, e la trasmissione via e-mail al richiedente del relativo file di configurazione. 

La procedura è stata pubblicata a due giorni dalla partenza del lockdown, e già nella prima giornata sono stati rilasciati 47 certificati VPN. Come evidenziato nel grafico seguente (colonne BLU), nei primi due giorni sono stati rilasciati gran parte dei certificati d’accesso e il rilascio si è concluso nella settimana successiva. 


Contemporaneamente a questa attività, l’Ateneo ha provveduto a definire le proprie modalità di smart working emanando i relativi Regolamenti e Decreti.  

Per consentire anche all’Ateneo di attivare le procedure per il rilascio automatico dei certificati, Cineca ha provveduto a personalizzare le procedure già attive, declinandole sulle esigenze dell’Ateneo stesso (in particolare, consentendo l’autenticazione mediante numero di matricola). Ateneo e Cineca hanno quindi condiviso per i propri dipendenti un protocollo del tutto simile affinché l’uso della rete e degli accessi da casa fosse responsabile e sicuro. Protocollo da accettare al momento del provisioning. La nuova applicazione è stata infine rilasciata agli utilizzatori a una settimana dall’avvio del progetto. 

Come evidenziato dal grafico, il rilascio dei certificati (colonne gialle) è iniziato contestualmente al rilascio dell’applicazione, ed ha avuto quasi subito una rapida accelerazione, per poi assestarsi significativamente nella settimana successiva. 

Parallelamente alle attività di rilascio, gli utenti già dotati di certificato hanno man mano proceduto a collegarsi alla VPN. Il grafico mostra chiaramente il trend crescente del numero di connessioni simultanee al server VPN. 

L'acquisizione degli apparati per i dipendenti  

Anche l’acquisto dei notebook, per chi ne era sprovvisto da casa, ha richiesto l’avvio di un progetto sinergico: i fornitori di materiale informatico contattati (Consip ma anche fuori mercato elettronico), infatti, non erano in grado di garantire tempi accettabili di fornitura di circa 50 apparati. Il rischio era di avere l’apparato di rete e sicurezza approntato ma non i dispositivi personali. 

L’accordo tra ateneo e Cineca ha consentito di avviare l’attività di ricerca dei notebook in parallelo. Il fornitore è stato trovato molto rapidamente e nel giro di un pomeriggio, sia l’ateneo sia Cineca hanno acquistato i notebook, a prezzi del tutto conformi al mercato per prodotti di marchio noto e affidabile.  

I computer acquistati sono stati configurati da un gruppo di lavoro composto da tre unità di personale Cineca, che hanno installato il sistema operativo adatto (in accordo con il protocollo in vigore in Ateneo) e il software per l’accesso alla VPN. Tali attività sono state condotte grazie alla collaborazione con il settore help-desk informatico della sede di Chieti e con il settore dei sistemi informativi U-GOV Didattica e Ricerca di Cineca. 

Il 90% dei notebook sono stati consegnati entro il Il 25 marzo, con una piccola “coda” nelle consegne (pari al 10% del totale) esaurita nella settimana successiva. 

Help Desk

Un’ulteriore azione di supporto all’avvio dello smart working è stata quella di formazione del personale CINECA coinvolto, attraverso un’opportuna documentazione preparata dal settore help-desk dell’Ateneo.  

La guida è stata distribuita sia attraverso mailing list dedicate, sia tramite il sito di self-provisioning dei certificati per la VPN. A complemento di quanto fornito al proprio personale, la governance Cineca del progetto ha predisposto una sezione del wiki aziendale dedicata, nella quale raccogliere ulteriori informazioni per la connessione a una ulteriore VPN Cineca, dedicata alla piccolissima percentuale di utenti che avessero riscontrato difficoltà a connettersi alla VPN di Ateneo. 

Infine, è stato attivato un indirizzo di posta elettronica unificato sul quale far convergere tutte le richieste di supporto (relative quindi all’accesso remoto sulla propria postazione di lavoro, alla VPN, alla richiesta di un notebook Cineca). In poco più di un mese dall’avvio del progetto il sistema di help desk ha evaso circa 250 richieste di supporto. 

Continuità di servizio garantita, in sicurezza

La sera del 9 marzo il Presidente del Consiglio Giuseppe Conte annuncia agli italiani che c’è un'unica e difficile via da seguire per fronteggiare l’emergenza Coronavirus: dal 10 marzo entra in vigore il decreto #iorestoacasa, che sancisce il lockdown nazionale. In poco più di un mese Cineca, in collaborazione con l'ateneo Gabriele D'Annunzio di Chieti completano il progetto che ha consentito al personale dell’ateneo e al personale Cineca in outsourcing presso l’ateneo di lavorare da remoto. Le Università (così come Cineca) rimangono aperte, grazie a telelavoro e smart working, che ancora oggi, a più di un anno dall'avvio dell'emergenza, rimangono la via preferenziale di gestione del lavoro, e consentono di garantire continuità di servizio, in sicurezza.

 

  • PERSONALE CINECA IN OUTSOURCING, IN TELELAVORO: 154 su 158 
  • PERSONALE DELL'ATENEO IN OUTSOURCING, IN TELELAVORO: 300 su 318 
  • TEMPI DI ATTIVAZIONE DEL TELELAVORO: AVVIO IN 5 GIORNI ATTIVATO TELELAVORO, COMPLETATO PER TUTTI IN 15 GIORNI
  • IN 4 GIORNI ATTIVATA INFRASTRUTTURA VPN (virtual-machine; necessarie riconfigurazioni di networking e firewalling).  
  • IN 5 GIORNI AUTOMATIZZATA LA FASE DI PROVISIONING DELLE CREDENZIALI VPN
  • IN 5 GIORNI  RILASCIATA WEB-APP PER CREAZIONE DI "CERTIFICATI VPN" PERSONALI AUTOMATIZZATO RILASCIO VIA MAIL DEL FILE DI CONFIGURAZIONE
  • VPN PER PERSONALE CINECA 
    La procedura on-line è stata pubblicata il 12/03/2020 e già nella prima giornata ha visto rilasciati 47 certificati VPN. 2 giorni, completato in una settimana. 
  •  VPN DIPENDENTI ATENEO
    La nuova applicazione è stata rilasciata nella giornata del 17/03/2020 (circa 250 utenti in totale, Adozione graduale, 120 la fine della prima settimana). 
  • IN 20 GIORNI, ACQUISTO, CONFIGURAZIONE E CONSEGNA DI 50 NOTEBOOK PER PERSONALE ATENEO E CINECA IN OUTSOURCING
  • IN POCO PIU' DI UN MESE, RICEVUTE E RISOLTE  CIRCA 250 RICHESTE DI SUPPORTO