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Tool web based per la condivisione di documentazione e di attività legate a progetti collaborativi

Col crescere delle complessità progettuali, crescono le risorse impiegate nelle ricerche documentali, con documenti di progetto spesso distribuiti tra server o pc di varie persone o organizzazioni differenti. Tale aspetto risulta particolarmente critico in ambito sanitario o di ricerca clinica, dove i processi di divulgazione, raccolta e scambio di documenti e informazioni sensibili tra vari utenti sono spesso particolarmente critici ed articolati.

La soluzione offerta dal Cineca a supporto di enti di ricerca, ospedali o organizzazioni complesse che abbiano necessità di strumenti collaborativi web based, è quella di controllare alla sorgente il flusso di informazioni non strutturate in una piattaforma centralizzata che obblighi gli utenti a inserire le informazioni in maniera controllata e organizzata.

La soluzione Cineca di Web Collaboration Area (WCA) consente:

  • la creazione di una Banca Dati come unico repository di tutta la documentazione prodotta dai diversi organi
  • l'accesso per gli utenti registrati ai documenti prima della riunione in tempo reale da qualsiasi postazione
  • la ricerca delle informazioni in modo trasversale/temporale.

Questa soluzione è utile per accelerare il set-up dei progetti, connettendo per esempio i partecipanti di uno studio clinico in un ambiente di lavoro sicuro e controllato, intuitivo e di semplice utilizzo, con abbattimento dei costi di training e garanzia di transizione semplificata rispetto ad altre metodologie classiche.

Facilita inoltre la comunicazione e la collaborazione tra i diversi gruppi di lavoro o progetto e permette di avere semplici elementi di monitoraggio delle attività.
Lo strumento di Web Collaboration Area (WCA) comprende alcuni strumenti di condivisione delle informazioni (document sharing e document authoring), di workflow di approvazione documentale, di gestione di mailing-list, forum, message box, raccolta questionari, proposte di finanziamenti e dati di reporting. Questo tool, ad oggi, ha due importanti applicazioni:

CSS Web Community
Per il Consiglio Superiore di Sanità (CSS), nel 2008 i membri della segreteria hanno utilizzato il sistema per raccogliere e ordinare i documenti relativi alle richieste di parere pervenute dal Ministero della Salute e per convocare le riunioni.
I componenti del Consiglio hanno potuto così consultare e scambiarsi il materiale direttamente online.
La reportistica predefinita del sistema ha permesso al Presidente del CSS e al Segretario Generale di svolgere attività di analisi sui tempi e sui lavori svolti da ogni singola Sezione e dall'intero Consiglio.

NEAT Web Collaboration Area
All'interno del progetto Europeo NEAT (European AIDS Treatment Network), coordinato dall'Istituto Superiore di Sanità, Cineca fornisce un'infrastruttura IT web based per il supporto al network delle attività di comunicazione, condivisione documentale e di monitoraggio delle attività di progetto.
Lo strumento offre la possibilità di creazione online di aree documentali, calendari, forum, raccolta di strumenti di finanziamenti per i vari gruppi di lavoro e altri strumenti per gruppi di lavoro distribuiti.
Il progetto NEAT è finanziato attraverso un grant quinquennale della Commissione Europea (Sesto Programma Quadro) e consta di un network di 37 partner di 16 Paesi della UE. Il progetto si è chiuso il 31.7.2013.

ENCCA - European Commission - Network of Excellence
In alcuni Paesi europei la mortalità infantile a causa di un tumore resta ancora elevata ed esistono dei risultati non omogenei all'interno della CE. Nel gennaio 2011 è stato attivato il progetto ENCCA il cui obiettivo principale è la condivisone della conoscenza e della collaborazione tra gli operatori che si occupano di oncologia pediatrica nei maggiori centri all'avanguardia in questo campo. Il Progetto ENCCA è finanziato dalla Comunita' Europea e i centri partecipanti sono 38.