Il sistema per la gestione studenti (Student Management System) ESSE3 costituisce uno dei  servizi "core" della suite dei prodotti Cineca a supporto  della "Didattica e Studenti" in ambito universitario. In primis ESSE3, fornisce permette di gestire tutto l'attraversamento o ciclo di vita dello studente, nei diversi livelli della formazione universitaria:

  • Primo Ciclo: Corso di Laurea
  • Secondo Ciclo - Corso di Laurea Magistrale, Master Universitari di I Livello
  • Terzo Ciclo: Dottorato di Riceca, Corso di Diploma di Specializzazione, Master Universitari di II Livello

Il sistema ESSE3 è installato nella maggior parte degli atenei italiani, ed una delle caratteristiche che sicuramente ne ha decretato il successo, è la struttura modulare, a servizi integrati, e l’ampio perimetro dei processi gestiti e funzionalità previste, che offrono all'ateneo una visione ancora più ampia della mera informatizzazione delle procedure "burocratico-amministrative" della Segreteria Studenti, rispondendo in modo organico, mediante un sistema multi-interfaccia (client, web, mobile), all’esigenza di servizi e funzionalità rivolte agli operatori di segreteria, agli studenti, ai docenti ed in generale "agli attori" coinvolti nei processi di gestione della didattica e degli studenti.

Lo Student Information System, ESSE3, è pienamente aderente alla normativa italiana in termini di perimetro "delle regole" di riferimento del sistema universitario nazionale, offrendo nel contempo una risposta concreta, in termini di funzionalità, all’attuazione dei principi di base sanciti dal "Processo di Bologna" (Bologna Process): il processo di riforma internazionale dei sistemi di istruzione superiore dell'Unione Europea.

In questo contesto lo Student Information System ESSE3, di CINECA, è stato adottato dall'Academic Network of Albania, ed utilizzato da 12 università statali albanesi (https://www.rash.al/sq/universitete/), inoltre inserito da Gartner nell'analisi del "Market guide for Higher Education Student Information Systems" nella sezione "Consortium Solutions" ( https://www.gartner.com/doc/3871882).

Gestione del ciclo di vita dello studente

ESSE3 offre una gestione "completa" dello studente, con funzionalità specifiche rivolte agli operatori di back-office, agli studenti ed ai docenti dei dipartimenti, per gestire, le informazioni chiave e gli "asset" istituzionali dell'ateneo. Rientrano nell'ambito degli "asset" di ESSE3, ad esempio; (a) la gestione amministrativa e finanziaria degli studenti, (b) la gestione della didattica e del "libretto dello studente", con le trascrizioni  dei crediti acquisiti, fino al conseguimento e rilascio del titolo accademico,  (d) la gestione dei tirocini, stage e placement degli studenti, (e) lo scambio dati con le banche dati dei sistemi centrali (Miur, INPS, Agenzia Entrate), e territoriali. L'ampia diffusione del sistema presso gli atenei italiani, di diverse dimensioni e complessità organizzative, connota l'alto grado di parametrizzazione e configurazione del sistema, tra le quali anche la fruizione completa in "altre-lingue" (oltre l'inglese).

Nel dettaglio delle componenti di ESSE3, le funzionalità del modulo Segreteria Studenti sottendono tutti i processi gestionali che sono strettamente legati agli aspetti "amministrativi" di gestione della "vita" dello studente in ateneo, ed in particolare:

  • Ammissioni (Student Recruitement and Admission)
  • Immatricolazioni ( Enrollment management)
  • Rinnovi di iscrione ad anni successivi, Interruzione e ricongiungimenti di iscrizione
  • Passaggio di corso di studio, Trasferimento ad altro ateneo, Sospensione, Rinuncia, e Decadenza dagli studi
  • Student Card - Gestione Badge

Le funzionalità del modulo Didattica (Academic advising and planningsottendono tutti i processi inerenti la preparazione e la predisposizione dell'offerta formativa e didattica dei corsi di studio, che ogni Dipartimento è chiamato a formulare per ogni anno accademico in termini di trasparenza e prediposizione in area pubblica del catalogo dei corsi ECTS (Course-Catalogue).

Le funzionalità del modulo Tasse e Diritto allo Studio (Financial aid and Student accounts receivable ) sottendono tutti i processi di gestione dei pagamenti delle tasse universitarie dovute dagli studenti, nelle diverse modalità e dispositivi di pagamenti (nodo PagoPA), e tutto il collegato di acquisizione, controllo, ed elaborazione dei dati reddituali (ISEE dello studente acquisito direttamente, mediante il servizio pubblico di connettività SPC, dalla banca dati di INPS), di merito. e di esenzione, che concorrono al calcolo del relativo importo.

Vengono inoltre gestite le ulteriori casisiche dei benefici di derivazione della normativa nazionale, o regionale, del diritto allo studio, o dai regolamenti specifici emanati dagli atenei.

Le funzionalità del modulo Carriera Studente (Curriculum management and Course assessment and evaluation ) sottendono tutti i processi di gestione dell'avanzamento didattico dello studente, dalla sua defizione iniziale con il piano degli studi delle attività didattiche previste, proseguendo  con l'acquisizione degli elementi di verifica che popolano il rispettivo "libretto universitario",  ed accompagnano lo studente fino all'evento finale del conseguimento del titolo accademico. Nello specifico:

  • Acquisizione frequenze alle attività didattica
  • Calendario e Prenotazione esami
  • Verbalizzazione Esami di profitto e di Conseguimento Titolo, con e senza Firma Digitale del verbale
  • Acquisizione Crediti (CFU) attività didattiche
  • Gestione periodi di studio in mobilità all'estero
  • Riconoscimenti e Convalide CFU
  • Tesi On-Line (vedi modulo UNITESI)
  • Conseguimento Titolo 
  • Tirocini e Stage formativi (Vedi modulo)

Le funzionalità del modulo Post Lauream sottendono i processi di gestione dei corsi di studio afferenti al "terzo livello" dell'istruzione superiore ed accademica (Dottorati di ricerca, Scuole di Specializzazioni, Master II Livello, ...) , che presentano caratteristiche gestionali proprie di differenziazione, rispetto ai corsi di studio di primo e secondo livello. In questa area rientrano anche la gestione degli Esami di Stato per l'abilitazione professionale (laddove prevista dai corsi di studioi) e l'area alumni, placement, tirocinio e stage.

Servizi trasversali

Le funzionalità del modulo Servizi Applicativi  raggruppano una serie di processi e servizi applicativi di "base" , che sono trasversali a tutte le diverse componenti funzionali di ESSE3, oppure servizi di natura tecnologica e di integrazione di ESSE3 con altri prodotti della suite "Didattica e Studenti" di CINECA, o con sistemi esterni in uso presso l'ateneo:

Servizi Applicativi:

  • Motore Certificati; per la realizzazione in autonomia da parte degli atenei, dei formati in stampa della certificazione studente
  • Batch-Scheduler; per attivare l'automazione periodica e schedulata di attività ricorrenti (es. acquisizione giornaliera flussi pagamenti studenti da ente cassiere)
  • Servizi di comunicazione e mailing; per la predisposizione di "template" di comunicazione da parte degli atenei da collegare agli "eventi applicativi" di notifica verso gli studenti (es. registrazione esame, pubblicazione voto esame, reminder per scadenze di pagamento, eccetera)
  • Modulo Questionari; per il supporto a tutto il processo di valutazione della didattica in ateneo, ed in generale per le esigenze,  da parte dell'ateneo, di "raccolta dati ed opinioni" degli studenti, mediante somministrazione di un questionario (completamente configurabile) nei diversi processi applicativi gestiti in webESSE3.

Servizi Tecnologici

  • Single Sign-On, SPID
  • Timbro Digitale
  • Firma Digitale (con supporto della firma digitale qualificata emessa dai prestatori di servizio certificati da AGID, https://eidas.agid.gov.it/TL/TSL-IT.xml)
  • Gateway di "Batch-Input" per acquisizione o repliche massive dati da-e-verso sistemi terzi
  • Gateway pagamenti PagoAtenei, con CINECA intermediario tecnologico certificato dal nodo dei pagamenti PagoPA di AGID

Integrazioni:

  • Le funzionalità del modulo Anagrafe Nazionale Studenti  sottendono a tutti i processi legati agli adempimenti ministeriali richiesti alle Università, capitanati dalle scadenze inerenti l'Anagrafe Nazionale degli Studenti e le rilevazioni statistiche richieste dal MIUR.
  • l'integrazione con la piattaforma di E-learning "Moodle" per il supporto della didattica-e-formazione "a distanza"
  • l'integrazione con la piattaforma degli "open-badge" di CINECA, per la gestione ed il rilascio delle "Digital-credentials" agli studenti, al termine del rispettivo percorso di formazione
  • l'integrazione con il servizio "Student Advisor" di CINECA, in ambito di strumenti a supporto del "cognitive computing", per offrire all'ateneo la possibilità di immergere nei processi del sistema, funzionalità di tipo "chatbot",  per il supporto di conversazioni degli studenti con il sistema ESSE3.
  • la possibilità di effettuare i pagamenti delle tasse universitarie mediante i più diffusi canali e strumenti di pagamento on-line, non ultimo la "compliance" del sistema ESSE3 verso il nodo dei pagamenti PagoPA di AGID.

Moduli aggiuntivi opzionali

TIROCINI E STAGE E' il modulo aggiuntivo ad uso degli uffici che in ateneo si occupano normalmente dei tirocini e stage curricolari e del placement degli studenti.

UNITESI E' il modulo che consente di attivare a valle del processo di gestione delle tesi di dottorato un portale di consultazione delle tesi

ESSE3 PA E' il modulo che consente alle Pubbliche amministrazioni (Comuni, Regioni, ecc..)di accedere in modo controllato al sistema di ateneo per controllare le autocertificazione degli studenti

IN TIME E' il modulo per la rendicontazione dell'attività didattica, per la gestione dematerializzata dei documenti che normalmente vengono definiti "registro docente" e "diario docente".

Consulenza

Nell’area didattica, Cineca mette a disposizione figure specializzate sui singoli processi, sia per il supporto tecnico all’utilizzo dei sistemi, sia per la consulenza generale di tipo organizzativo. Di questo ambito sono i servizi a sostegno della fase di ammissione, per quanto riguarda la configurazione e la distribuzione del test in modalità computer based e cartacei. Altri servizi sono quelli dedicati al supporto, alla produzione e all’invio dei dati per l’Anagrafe Nazionale Studenti, processo piuttosto critico e decisivo per l’assegnazione dei fondi alle università. Infine, data la complessità che spesso quest’area presenta, viene offerto anche il servizio di ausilio alla configurazione del bando tasse e in generale sulla parte finanziaria della contribuzione studentesca.