Compensi

Il modulo Compensi  consente di erogare diverse tipologie di pagamento:

  • compensi accessori a personale dipendente dell’ente;
  • compensi a soggetti esterni per rapporti inquadrati nell’ambito dei redditi assimilati a lavoro dipendente quali Collaborazioni coordinate e continuative, Borse di studio, Assegni di ricerca, Borse di dottorato, Tutor ecc.;
  • compensi a soggetti esterni per rapporti inquadrati nell’ambito di redditi da lavoro autonomo occasionale od abituale, per questi ultimi è prevista la gestione della Fatturazione Elettronica.

Il ciclo compensi normalmente viene attivato quando, all’interno dell’ente, sorge l’esigenza di ottenere da un soggetto una determinata prestazione d’opera.

Per l’esecuzione di tale prestazione, può essere stipulato tra l’ente e il prestatore un contratto. Prima della stipula del contratto, può essere emesso un bando per selezionare i soggetti che dovranno svolgere la prestazione.

Il ciclo Compensi prevede quindi i seguenti documenti gestionali: pre-contratto al personale, contratto al personale, compenso.

Il pre-contratto al personale è il documento gestionale che viene predisposto per individuare i soggetti, che dovranno eseguire la prestazione d’opera nel caso venga pubblicato un bando di selezione. Il pre-contratto, conterrà gli estremi del bando pubblicato e i dettagli del pre-contratto corrisponderanno al dettaglio dei posti banditi. Assegnati i posti banditi, verranno generati, a partire dal pre-contratto, i contratti a personale che ne derivano. Contabilmente, dal pre-contratto si potranno generare le scritture di Contabilità analitica che permettono di accantonare i fondi relativi al costo totale presunto.

Il contratto a personale è il documento gestionale che stabilisce gli estremi di un accordo tra l'Ente ed un soggetto esterno, per una prestazione d’opera gratuita, o da retribuire con uno, o più  pagamenti. I dati fondamentali del contratto, individuato il percipiente e il suo inquadramento, sono quelli economici:  il tipo di contratto, la durata, l’importo pattuito, il numero di rate. Il sistema richiederà altri dati aggiuntivi propedeutici alla predisposizione degli adempimenti solo quando necessari.Contabilmente dal contratto si potrà generare una scrittura di Contabilità Analitica, per accantonare i fondi relativi al costo totale presunto.

Il compenso è il documento gestionale che consente la definizione, il calcolo e il pagamento del corrispettivo ad un percipiente in relazione al rapporto istituito, con la corretta determinazione dei contributi e delle ritenute da applicare, sia per la parte a carico ente, che per quella a carico del percipiente.Nel caso sia stato inserito il contratto al personale, i compensi saranno creati a partire dalla rate definite nel contratto stesso.Contabilmente dal compenso si genereranno sia le scritture di Contabilità generale, che quelle di Contabilità analitica (che terranno conto di eventuali accantonamenti registrati nei documenti predecessori).

E’ disponibile anche uno strumento per simulare i costi di un ipotetico contratto, per fare un'analisi dei costi prima dell'effettiva stipula

Missioni

Viene attivato quando l’ente incarica il proprio personale (sia interno, che esterno) di svolgere una attività fuori dall’ordinaria sede di servizio.

Il modulo permette quindi di gestire il rimborso delle missioni effettuate dai dipendenti dell’ente, o dai soggetti che abbiano con l’ente dei rapporti continuativi, inquadrati fiscalmente tra i redditi assimilati a lavoro dipendete, quali ad es. collaboratori coordinati e continuativi, borsisti, dottorandi, assegnisti, tenendo conto sia della normativa vigente, che delle regole di rimborso specifiche previste dall’ente all’interno del proprio regolamento di Missioni. Il sistema è altamente configurabile e può gestire più regolamenti di missione attivi anche contemporaneamente presso l’Ente.

Qualora il regolamento lo preveda, il sistema permette di erogare anticipi, su richiesta dell’interessato.

Per il calcolo della missione, il sistema gestisce sia il rimborso analitico delle spese sostenute, che l’erogazione di indennità forfettaria, secondo quanto previsto dal Decreto del 23 marzo 2011 del Ministero degli Affari Esteri. Per la corretta determinazione delle somme da tassare si applicano le regole fissate dal TUIR all’art.51 comma 5, che distingue tra missioni effettuate all'interno del territorio comunale e fuori dallo stesso (sia in Italia, che all’estero)

Il ciclo missioni prevede i seguenti documenti gestionali: autorizzazione missione, anticipo, missione.

L’autorizzazione missione è il documento iniziale del processo, che contiene gli estremi della richiesta. Contabilmente dall’autorizzazione missione si potrà generare una scrittura di Contabilità Analitica, per accantonare i fondi relativi al costo totale presunto.>

L’anticipo missione è il documento gestionale che stabilisce l’importo da erogare al percipiente a copertura delle spese che ritiene di dover sostenere per la missione. Da tale documento si potrà generare la scrittura in Contabilità generale che determinerà il credito che sorge per l’ente nei confronti del soggetto, credito che sarà poi chiuso con la liquidazione della missione.

La missione è il documento gestionale che consente la definizione, il calcolo e il pagamento di quanto dovuto a seguito della richiesta di rimborso sia a titolo di rimborso spese, che come eventuale indennità forfettaria, se spettante. Il sistema determina l'importo spettante al soggetto tenendo conto delle regole previste dal regolamento missioni (es. importi massimi rimborsabili per alcune tipologie di spesa), sia dei limiti fissati dal TUIR per definire le eventuali somme imponibili ai fini fiscali. Contabilmente dalla missione si potranno generare le scritture contabili di Contabilità generale ed analitica.

U-Web Missioni

Il processo gestionale è stato completamente informatizzato via web e comprende inserimento della richiesta di missione o trasferta, autorizzazione e rimborso. Gli attori interessati sono i soggetti che devono recarsi in missione e i responsabili che li devono autorizzare. Le principali funzionalità corrispondono alle diverse fasi, ossia:

  • Richiesta autorizzazione: usata principalmente dai Docenti, ma anche da altro Personale che va in missione. L’utente dovrà inserire i dati necessari per la richiesta quali ad esempio il luogo di destinazione della missione, il periodo, la motivazione e gli eventuali fondi su cui la missione graverà. Sarà inoltre possibile indicare altri dati aggiuntivi come ad esempio la necessità di utilizzo di un mezzo straordinario, le spese che si prevede sostenere e l’eventuale richiesta di un anticipo. Una volta inserita la richiesta verrà attivato il processo di autorizzazione della stessa in base ai dati inseriti dal richiedente e a quanto previsto dal regolamento di ateneo
  •  Autorizzazione Missione: usata dai responsabili che devono accordare un’autorizzazione all’assenza, all’utilizzo di un mezzo straordinario, ma anche all’utilizzo di un fondo di cui sono titolari. I responsabili coinvolti nel processo di autorizzazione possono essere più di uno. Essi attraverso la procedura potranno visualizzare le richieste a loro carico, modificare eventualmente alcuni dati di loro competenza (si pensi ad esempio a un titolare fondi che possa modificare il fondo su cui la missione dovrà gravare) e accordare o meno la loro autorizzazione
  • Richiesta Rimborso: usata dal richiedente una volta tornato dalla missione per confermarne o meno gli orari di svolgimento e richiedere il rimborso delle spese sostenute. Nel caso in cui invece il richiedente non si sia potuto recare in missione, sarà possibile dichiarare di non avere effettuato la missione e sarà comunque possibile chiedere il rimborso di spese eventualmente sostenute non recuperabili
  • Autorizzazione al Rimborso: prima di procedere con il pagamento della missione, è possibile attivare un nuovo flusso autorizzatorio specifico per il rimborso. Tale flusso è configurabile da parte dell’ateneo il quale può decidere quali responsabili coinvolgere e quali spese sottoporre ad autorizzazione. L’autorizzazione al rimborso è integrata con un sistema di firma forte nel caso in cui l’ateneo lo ritenga necessario

Attraverso la procedura il richiedente potrà verificare in ogni momento lo stato delle proprie richieste rispetto al flusso di autorizzazione, ma anche al successivo flusso di pagamento.

Tutte le fasi del workflow sono corredate da un set di notifiche indirizzabili ai vari soggetti coinvolti e personalizzabili nell’attivazione e nel contenuto.

Incarichi

A differenza del modulo missioni, che si utilizza per il pagamento di attività svolte dal proprio personale fuori dall'ordinaria sede di servizio, il modulo incarichi può essere utilizzato per il pagamento delle attività svolte da un soggetto esterno presso l'Ente (es. revisore dei conti, membro di commissione, componente nucleo di valutazione, conferenzieri ecc.). L'incarico può prevedere sia il rimborso delle spese sostenute che l’eventuale remunerazione. della prestazione.

Il ciclo incarichi prevede i seguenti documenti gestionali: autorizzazione incarico, incarico.

L’autorizzazione all’incarico è il documento iniziale del processo che corrisponde all'atto di affidamento e che è valido per tutto il periodo di durata dell’incarico, indipendentemente dal numero di volte in cui l’incaricato si recherà presso l’Ente.
Contabilmente dall’autorizzazione incarico si potrà  generare una scrittura di Contabilità Analitica, per accantonare i fondi relativi al costo totale presunto.

L’incarico è il documento gestionale che consente la definizione, il calcolo e il pagamento di quanto dovuto sia come rimborso spese, che come eventuale remunerazione, se spettante. Il sistema determina quanto dovuto al soggetto tenendo conto sia dei limiti fissati dal regolamento missioni dell’ente (es. importi massimi rimborsabili per alcune tipologie di spesa), sia dei limiti fissati dal TUIR per definire le eventuali somme imponibili ai fini fiscali. Contabilmente dall'incarico si potranno generare le scritture contabili di Contabilità generale ed analitica.