ll servizio E-Procurement denominato U-BUY è una suite composta da varie applicazioni integrate, in grado di supportare le stazioni appaltanti nella gestione informatizzata e telematica delle procedure di gara, anche attraverso l’interazione digitale con gli operatori economici.

Il sistema si basa su applicazioni web e standard aperti, in grado di garantire scalabilità, sicurezza e interoperabilità per l’ufficio gare, abbinate ad un portale web personalizzato dedicato alla pubblicazione dei dati, in conformità alla normativa in materia di trasparenza e anticorruzione ed alla partecipazione alle gare telematiche da parte dei fornitori.

La  soluzione prevede la copertura di tutti i processi: dalla procedura di affidamento in osservanza della normativa sulla trasparenza e anticorruzione all’albo fornitori, dal mercato elettronico fino al pagamento (procure to pay). Anche in quest’area sono disponibili funzionalità end-user per le richieste di acquisto con interfacce facilmente utilizzabili e accessibili.

Appalti e affidamenti

Il modulo Appalti & Affidamenti è dedicato alla gestione completa di tutto l’iter di espletamento di una procedura di affidamento, di qualsiasi importo e tipologia, realizzata in modalità telematica. Grazie alla normativa, continuamente aggiornata, codificata nel sistema e allo scadenziario integrato, l’utente è guidato nelle diverse fasi di avanzamento della procedura. Le comunicazioni generate via PEC insieme a un potente strumento di creazione documenti e report, completano le funzionalità della piattaforma. Grazie al portale di pubblicazione, tutti gli adempimenti previsti dalla normativa su trasparenza e anticorruzione sono sempre sotto controllo.

Comunicazioni ANAC

E' il modulo in grado di supportare la predisposizione delle comunicazioni richieste dall’Autorità Nazionale Anticorruzione per le trasmissioni al SIMOG dei dati relativi ai contratti di lavori, forniture e servizi aggiudicati o affidati dal 1° gennaio 2008 e per la richiesta del CIG, evitando all’amministrazione di reinserire informazioni già presenti nella piattaforma.

Elenco operatori economici

E' il modulo della suite dedicato alla gestione in modalità completamente telematica di uno o più elenchi di operatori economici qualificati per lavori, forniture, servizi o incarichi professionali. Le imprese possono consultare i bandi attivi e presentare le domande di iscrizione direttamente on line, seguendo un semplice percorso assistito con le istruzioni e i documenti da inviare alla stazione appaltante. Grazie ai diversi algoritmi di selezione delle imprese, la procedura di ricerca è estremamente semplice garantendo imparzialità nella rotazione e trasparenza. Integrato con la piattaforma Appalti & Affidamenti, questo modulo consente la gestione completamente telematica delle procedure negoziate. 

Processo Acquisti

E' il modulo permette di gestire l’iter che porta all’acquisizione di beni e servizi, a partire dalla manifestazione dell’esigenza di acquisizione da parte dei richiedenti, fino all’arrivo della merce o all’erogazione del servizio. Il flusso autorizzatorio guida l’intero processo, assicurando che ogni acquisto avvenga a valle delle autorizzazioni definite dall’organizzazione e della presenza dei fondi necessari all’effettuazione dell’acquisto stesso. La definizione di un processo e la relativa estensione a livello di organizzazione, garantisce unitarietà di direzione tra le varie aree e la possibilità di monitorare i processi ed evidenziarne le criticità, aumentandone progressivamente efficienza e tempestività. La profilazione degli utenti è ridotta al minimo, ricavando dalle informazioni organizzative la visibilità dei dati e delle azioni da eseguire. Dal profilo di ciascun utente viene ricavato dinamicamente l’elenco dei task, in modo che lo stesso abbia visione immediata delle azioni che deve compiere per far avanzare il processo: questo riduce i tempi di intervento e supporta nella definizione del ruolo dell’utente nel flusso. Il modulo è integrato con Appalti e Affidamenti, permettendo di inoltrare richieste e registrare ordini, con riferimento a gare o accordi quadro gestiti con tale modulo.

Richiesta di Acquisto on line

il modulo denominato anche U-WEB RDA offre un'interfaccia semplificata della richiesta di acquisto, permettendo a chi non possiede competenze strettamente contabili di inserire, attraverso un'interfaccia web, un documento nell'applicativo di contabilità, completando solo i dati di cui il richiedente è a conoscenza.

Integrazioni

Il modulo offre come vantaggi assoluti l'integrazione nativa con altri moduli Cineca

Gestione documentale (Titulus)

L'integrazione permette, direttamente dalla piattaforma telematica:

  • Di creare un fascicolo in Titulus per ogni procedura di affidamento e per ogni elenco operatori. La creazione del fascicolo avviene al momento della pubblicazione dell'avviso o bando, oppure alla prima comunicazione in uscita (es. lettera di invito) a seconda del contesto
  • Di protocollare all'interno del fascicolo i documenti in ingresso presentati dagli operatori economici tramite il "Portale Appalti", in particolare:
    • Comunicazioni varie (es.: richieste chiarimenti, documenti trasmessi a seguito soccorso istruttorio, documenti utili alla stipula, ecc.)
    • I plichi digitali delle offerte (con l'applicazione di particolari accorgimenti di riservatezza: i documenti non vengono trasferiti al protocollo, ma viene trasferito un file che contiene gli hash dei file delle offerte)
    • Le istanze di iscrizione (aggiornamento, rinnovo...) agli elenchi operatori
  • Di protocollare all'interno del fascicolo i documenti in uscita trasmessi dalla Stazione Appaltante agli operatori economici tramite il modulo di backoffice "Appalti", in particolare:
    • L’avviso o il bando di gara (quando previsto in base al tipo di procedura)
    • L’avviso o il bando di istituzione dell'elenco operatori economici
    • La lettera di invito
    • Tutte le comunicazioni verso gli operatori economici interessati alla procedura di affidamento (chiarimenti, soccorso istruttorio, convocazione sedute, richiesta documenti a comprova, ecc.).
    • Tutte le comunicazioni verso gli operatori economici interessati all'elenco operatori (chiarimenti, soccorso istruttorio, aggiornamento categorie elenco, ecc.)
  • Di protocollare all'interno del fascicolo i documenti creati nel Processo Acquisti

Carriere e stipendi

L'integrazione permette di:

  • mantenere allineate le informazioni degli operatori economici aggiudicatari di una gara con le anagrafiche di Ateneo
  • Sfruttare le informazioni relative alla struttura organizzativa, all'organico e alle carriere per determinare chi deve intervenire nel flusso autorizzatorio

Contabilità e Progetti

L'integrazione permette di:

  • creare scritture di contabilità analitica per garantire la disponibilità di budget in ogni fase del processo di acquisto
  • visualizzare la pratica dei documenti in modo integrato tra U-Gov Contabilità e il processo acquisti, riportando nella pratica i riferimenti dei documenti registrati sul processo acquisti