Conserva, il servizio di conservazione di Cineca, si struttura secondo la normativa vigente ed in particolare sul modello OAIS (Open Archival Information System). OAIS organizza le informazioni e i documenti da conservare in pacchetti tipizzati in base alla fase del processo di conservazione.

I tipi di pacchetto sono tre ed includono i documenti o i fascicoli destinati alla conservazione assieme alla relativa metadatazione utile ai fini conservativi.

Vengono quindi gestiti: 

  • il pacchetto di versamento
  • il pacchetto di archiviazione
  • il pacchetto di distribuzione

 

Essendo un modello astratto, OAIS necessita di indicazioni di implementazione che si declinano sulle necessità e sulla tipologia del soggetto produttore. Per questa ragione, prima di attivare il servizio di conservazione tra il sistema di conservazione e l'ateneo è necessario stilare un accordo di versamento da far firmare al responsabile della conservazione dell'ateneo e al responsabile del servizio di conservazione di Cineca.

 

L’accordo di versamento

L’accordo di versamento tra l'ateneo e il conservatore descrive le condizioni di versamento di documenti e fascicoli dal sistema informativo dell'università al sistema di conservazione. È utile ai fini di un’efficace attività conservativa stipulare un accordo per ogni tipologia di documento o fascicolo da inviare in conservazione.

Le condizioni di versamento formalizzano sia i dettagli tecnici della procedura di versamento -quali il protocollo di comunicazione, lo standard di firme, i controlli sul buon esito del versamento- che gli aspetti archivistici come la descrizione della tipologia del documento, del contesto, della provenienza e i tempi di conservazione dei documenti e dei fascicoli.

La necessità di esplicitare ogni singolo aspetto del versamento e di quanto versato deriva dalla complessità dell’azione conservativa nel contesto digitale. Di conseguenza, più le informazioni raccolte in fase di versamento sono dettagliate e precise, più la conservazione potrà essere efficiente e completa.

L’accordo di versamento è passibile di revisione nel caso in cui degli aspetti del processo di conservazione siano da modificare.

 

Attribuzione e revoca credenziali di accesso al servizio

L'ateneo comunica al conservatore i nominativi del proprio responsabile della conservazione e dei suoi delegati, secondo le modalità previste nel manuale operativo.

Il conservatore rilascia ai referenti indicati dell'ateneo apposite credenziali di accesso al servizio di conservazione. Nel manuale operativo vengono descritte puntualmente le regole di composizione (lunghezza minima, caratteri da usare ecc.), il periodo di validità e la modalità di modifica.

L'ateneo può, in qualsiasi momento, comunicare al conservatore la revoca della nomina del responsabile della conservazione o di un suo delegato. Il conservatore procederà alla disattivazione delle relative credenziali, secondo le modalità ed i tempi descritti nel manuale operativo.

 

Ricezione del pacchetto di versamento

Il pacchetto di versamento viene formato dall'ateneo sulla base delle indicazioni stabilite nell'accordo di versamento e descritte nel manuale operativo.

Per la trasmissione del pacchetto, composto da uno o più documenti o fascicoli, l'ateneo può far uso di procedure automatiche attivate dal proprio sistema informativo, oppure avvalersi di una modalità di trasmissione manuale.

In particolare, il pacchetto di versamento può essere trasmesso al momento tramite web services: questa modalità di trasmissione risulta fra le più usate nel caso di servizio integrato con sistema di gestione documentale o sistema gestionale utilizzato dall'ateneo.

 

Conservazione in pacchetti di archiviazione

Il pacchetto di archiviazione normalmente deve corrispondere all’interno del sistema di conservazione ad un fascicolo o ad una serie documentale corredata di tutti i metadati necessari.

Di conseguenza fra le informazioni di conservazione descritte nell’accordo di versamento, l'ateneo e il conservatore definiscono modalità e periodicità di formazione e chiusura di un pacchetto di archiviazione. Ogni pacchetto di archiviazione, all’atto della chiusura, viene firmato dal responsabile della conservazione o suo delegato e marcato temporalmente.

La normativa stabilisce inoltre anche lo standard della struttura dei metadati descrittivi dell’indice di ogni pacchetto al fine di permettere l’interoperabilità tra sistemi di conservazione. Ogni pacchetto di archiviazione viene creato utilizzando la traduzione italiana presente nelle regole tecniche dello standard SInCRO UNI 11386.

 

Esibizione pacchetto di distribuzione

Conservatore e ateneo concordano le condizioni di distribuzione, cioè le modalità con le quali sarà messo a disposizione dell'ateneo il contenuto dei pacchetti di archiviazione presenti in conservazione.

Il responsabile della conservazione dell'ateneo, o persone da questo delegate, oltre a svolgere un’attività di monitoraggio del servizio di conservazione, hanno la facoltà di richiedere l’esibizione di un pacchetto di distribuzione opponibile a terzi attraverso:

  • la ricerca di documenti/fascicoli tramite apposita interfaccia web di ricerca
  • la possibilità di selezionare il documento/fascicolo da esibire
  • l’esibizione del documento e dei relativi metadati che ne garantiscano autenticità e la leggibilità, secondo le modalità descritte puntualmente nel manuale di conservazione
  • la possibilità di produrre copia conforme del documento secondo le modalità descritte puntualmente nel manuale di conservazione.