Ing. Angelo Saccà, Direzione Sistemi Informativi, Portale, E-learning - Università degli Studi di Torino

L'Università degli Studi di Torino ha intrapreso da alcuni anni un percorso di innovazione tecnologica che ha toccato, modificandoli profondamente, i processi relativi alla gestione della carriera degli studenti e del personale tecnico amministrativo e docente, con il fattivo contributo delle soluzioni Cineca a sostegno del mondo accademico.

Considerato il numero di studenti iscritti, circa 70.000 tra corsi di primo, secondo e terzo livello e il personale in servizio, circa 4000 unità tra personale tecnico-amministrativo e docente, l'obiettivo non si è tradotto nella semplice sostituzione dei documenti e degli atti amministrativi cartacei con corrispondenti formati informatici, ma in un vera e propria reingegnerizzazione dei processi in chiave digitale, offrendo pertanto agli utenti – studenti e personale servizi in grado di rispondere ad una sistemica applicazione della disciplina introdotta dal Codice dell'Amministrazione digitale (Decreto Legislativo n. 82/2005 così come modificato e aggiornato dal Decreto Legislativo n. 179/2016). Non poteva pertanto passare inosservata sotto la lente d'ingrandimento della digitalizzazione l'assegnazione degli incarichi di docenza ai soggetti in possesso di adeguati requisiti scientifici e professionali, come previsto dall'art. 23 comma 2 della legge Gelmini (L. 240/2010) che, dovendo attivare procedure comparative pubbliche tra i candidati, mostrava una forte componente di flussi cartacei (i titoli spesi dai canditati) con tempi di gestione del procedimento particolarmente dilatati e onerosità nella condivisione dei dati tra i vari uffici coinvolti.

L'analisi condotta sul sistema di gestione dei dati ha mostrato infatti una filiera particolarmente frastagliata nella presa in carico dei vari step amministrativi: avviso di selezione, definizione del vincitore, sottoscrizione del contratto, accesso ai servizi della didattica (rendicontazione docente) con ampi margini di miglioramento soprattutto grazie all'informatizzazione della domanda di partecipazione alle selezioni. Il processo di gestione della docenza a contratto vede infatti coinvolti vari attori all'interno del nostro ateneo: le strutture didattiche dipartimentali e speciali, espresso il fabbisogno di copertura per una data attività didattica oggetto di programmazione annuale, ma non assegnata ai ruoli interni per insufficienza di organico, attivano il processo che viene preso in carico dalle Direzioni che presidiano rispettivamente l'offerta formativa e la gestione del personale con la relativa contrattualizzazione. Trasversale al flusso, il coinvolgimento della Direzione che presidia i sistemi informativi di ateneo, non solo quale struttura deputata  al presidio dei vari applicativi in produzione, ma quale soggetto competente ad assegnare un'identità digitale per l'accesso ai servizi al personale con ruolo definito (docente a contratto nel processo in analisi).

L'Università degli Studi di Torino ha colto l'opportunità delle integrazioni tra i servizi sviluppati da Cineca, in particolare U-GOV, PICA, Titulus e identità digitale, non solo per dematerializzare la domanda di partecipazione alle selezioni ma anche per razionalizzare il flusso di gestione interna, coinvolgendo in maniera più significativa rispetto al passato le strutture didattiche dipartimentali.

Grazie alla copertura che l'ateneo ha con i vari servizi in produzione che gestiscono i dati del flusso amministrativo relativamente alla docenza a contratto (U-GOV Didattica definisce gli avvisi di selezione a fronte di una copertura non assegnata a ruoli interni, Titulus preposto alla gestione documentale e al protocollo, CSA/U-GOV compensi per gli adempimenti fiscali/contabili) è stato possibile sperimentare l'introduzione di PICA, piattaforma integrata per la gestione delle selezioni pubbliche di ateneo. Il progetto di cambiamento è stato avviato con la costituzione di una vera e propria “cabina di regia” composta dal personale tecnico amministrativo delle Direzioni: Didattica e Servizi agli Studenti, Personale e Sistemi Informativi, Portale, E-learning.

Il gruppo ha assunto un ruolo propulsore e ha fattivamente accompagnato le varie strutture didattiche nel percorso di cambiamento che le ha viste perno della predisposizione degli avvisi di selezione su PICA, rispetto al passato in cui erano solo soggetto promotore della richiesta della docenza a contratto per una data attività didattica offerta in un corso di studio. La gestione contrattuale è stata altresì oggetto di revisione. Dalla gestione centrale della Direzione Personale, è stata assegnata alla competenza dei poli contabili a livello locale. In collaborazione con il gruppo di progetto di Cineca ingaggiato su PICA e Titulus è stato gestito in termini numerici come riassunto nella tabella a lato. L'esperienza maturata ha permesso una forte accelerazione della tempistica nella definizione del vincitore in quanto le Commissioni di valutazione dei candidati hanno avuto accesso ai titoli in modalità remota: ogni Commissione infatti ha preso visione dell'anagrafica dei candidati nonché dei singoli titoli presentati dagli stessi, quali allegati alla domanda di partecipazione (lo scorso anno accademico alle varie Commissioni valutatrici i titoli erano presentati in modalità cartacea con un dispendio in termini di tempo e carta).

    L’integrazione con il sistema di gestione documentale ha offerto una rapida classificazione e fascicolazione delle domande di selezione.

    L'integrazione con il sistema di gestione documentale ha offerto altresì una rapida classificazione e fascicolazione delle domande di selezione, nonché un repository totalmente dematerializzato delle domande stesse, e ciò consentirà all'ateneo di prendere in carico nel prossimo futuro la conservazione illimitata delle stesse in piena aderenza alla normativa vigente in materia. Il riscontro è stato positivo anche per vari partecipanti alle selezioni che hanno presentato in modalità telematica la domanda alle selezioni grazie ad un'interfaccia web intuitiva e particolarmente semplice e, soprattutto, con la possibilità di avere sempre a disposizione un cruscotto utente con i propri dati. La gestione integrata delle informazioni anagrafiche del vincitore alle selezioni consentirà altresì all'ateneo una maggiore celerità nell'assegnazione dell'identità digitale per l'accesso ai servizi dedicati al personale docente quali la posta, la rendicontazione delle lezioni e i servizi per la didattica. La piena maturità delle integrazioni tra U-GOV e PICA consentirà un'efficace ed efficiente gestione del flusso amministrativo relativo alla docenza a contratto rendendo ancor più tempestivo il canale di comunicazione tra i vari uffici coinvolti. Attualmente non sono ancora stati avviati gli adempimenti di carattere contrattualistico/contabile per la regolarizzazione degli incarichi, per i quali la “cabina di regia” ha ipotizzato il seguente iter: 

    • contratto: generazione da U-GOV Didattica sulla base di un layout definito a livello di ateneo che consentirà di ridurre i tempi di compilazione manuale dei moduli cartacei. Grazie al modello di integrazione tra le piattaforme coinvolte nel processo, i dati del titolare dell'insegnamento vengono automaticamente resi disponibili sugli applicativi che gestiscono carriere e compensi CSA e U GOV compensi per gli step successivi; 
    • stipula: flusso non ancora totalmente dematerializzato poiché la firma del contraente è acquisita in forma prevalentemente autografa; • adempimenti di natura amministrativa/fiscale – stipulato il contratto, vengono integrati i soli dati fiscali su U-GOV Compensi e assolti gli adempimenti previsti dalla disciplina in materia (in particolare comunicazione Centro per l'Impiego competente per territorio, pubblicazione degli incarichi nella Sezione “Amministrazione Trasparente” del Portale di Ateneo). 
    • erogazione del compenso consolidati i dati e conclusa l'attività del docente sarà possibile procedere con il pagamento della prestazione. Gli attori principali individuati all'interno di questo processo, e a seguito della riorganizzazione  dell'ateneo avviata dal 1/01/2017, sono principalmente le Aree Didattiche e le Aree Amministrativo Contabili facenti capo alla Direzione Didattica e Servizi agli Studenti e alla Direzione Bilancio e Contratti.