Dott.ssa Maria Zanato,  Servizio Formazione alla Ricerca - Università degli Studi di Padova

 

Il tema della digitalizzazione delle procedure della Pubblica Amministrazione è un tema ricorrente nella legislazione degli ultimi anni e oggetto costante di discussione nei diversi forum nazionali e internazionali. È evidente che dematerializzare non significa solamente eliminazione della carta, che ne costituisce poi il risultato di più immediata evidenza, ma anche ripensamento complessivo delle procedure amministrative coinvolte: implica un'estesa e approfondita analisi e riprogettazione dei processi in un'ottica di semplificazione per il cliente finale e di riduzione dei costi in termini di tempo e risorse umane. Il processo di distacco dal documento cartaceo richiede quindi agli attori coinvolti un cambio di approccio e di visione rispetto ai procedimenti stessi.

La mia esperienza mi consente però di affermare che i risultati ottenuti hanno sempre ampiamente ripagato gli sforzi compiuti e stimolato ad affrontare nuove sfide. Ne costituisce conferma quanto avvenuto all'Ateneo di Padova per le procedure connesse alla gestione dei processi relativi ai dottorati di ricerca. Nell'ambito della Programmazione triennale 2013-2015, all'interno del progetto di dematerializzazione, l'ateneo si era prefisso tra gli altri l'obiettivo di consentire ai candidati l'invio on line della domanda di partecipazione ai corsi di dottorato di ricerca, con lo scopo di semplificare le procedure per il candidato.

Obiettivo che comprende conseguentemente una maggiore accessibilità e fruibilità delle stesse al fine di incrementare l'attrazione di candidati stranieri (o provenienti da altri Atenei italiani) e non ultimo ridurre i costi di archiviazione. In collaborazione con il Consorzio interuniversitario Cineca è stata sviluppata una procedura, che ha dato ottimi risultati: da un lato un notevole incremento di domande presentate, dall'altro uffici liberati dal problema di ricevere e gestire 2500 domande e relative lettere di referenza in formato cartaceo. Un'altra opportunità di metterci in gioco e af- frontare la sfida della digitalizzazione è arrivata subito dopo, nel 2016, con l'applicazione della nuova normativa ministeriale per il conseguimento del titolo di dottore di ricerca. La nuova normativa (art. 8 comma 5 del D.M. Miur 8 febbraio 2013, n. 45) ha sicuramente aumentato il grado di complessità della procedura di conseguimento del titolo, introducendo una nuova figura nel processo di valutazione, i valutatori esterni, prevedendo per essi un'attività di valutazione delle tesi che si conclude con l'espressio- ne di un giudizio e l'ammissione alla discussione pubblica della tesi o la richiesta di rinvio qualora il valutatore ritenga che siano necessarie significative integrazioni o correzioni. Il Senato Accademico dell'ateneo che ha approvato le Linee Guida per l'esame finale ha richiesto all'ufficio di proseguire il programma di dematerializzazione con l'informatizzazione dell'intera procedura di esame finale con l'obiettivo di ridurre i tempi di trasferimento dei documenti tra gli attori coinvolti e ridurre i costi per i candidati e per l'ateneo. La complessità della procedura deriva dalla numerosità e diversa tipologia dei soggetti coinvolti, interni (dottorandi, coordinatori dei corsi, supervisori, referenti amministrativi, componenti interni delle Commissioni) e esterni (valutatori esterni e componenti esterni delle Commissioni), chiamati ad agire nelle diverse e successive fasi del processo.

 

E' impegnativo sviluppare il protocollo di comunicazione tra i sistemi Esse3 e PICA, ma il risultato di far interagire i sistemi è stato raggiunto con elevato livello di soddisfazione.

La procedura fino a quel momento in atto era completamente cartacea: ai dottorandi era richiesto di presentare la domanda di esame finale in forma cartacea e di consegnare la tesi cartacea agli uffici; successivamente si fornivano indicazioni agli stessi per spedire le copie cartacee delle tesi ai Commissari. Era però disponibile un gestionale (Esse3) già utilizzato dai candidati e dai supervisori, e c'era la consapevolezza che nessun valutatore potesse invece afferire all'ateneo. Nell'implementazione della nuova procedura la modalità di invio della tesi avrebbe dovuto quindi possedere requisiti di tempestività, sicurezza ed economicità. Allo stesso tempo andava garantito che il processo di valutazione, finalizzato al rilascio del titolo di “Dottore di Ricerca”, venisse registrato in tutte le sue fasi in una piattaforma, che possedesse i requisiti di conformità previsti dalla normativa in materia di digitalizzazione. È stato predisposto un modello di flusso che ha individuato come elemento centrale e principale del processo “la Tesi” per renderla disponibile in tempi veloci a tutti i soggetti, permettendo di compiere le azioni di loro competenza e di riversare il loro output nel programma, affinché gli attori delle fasi successive potessero prenderne visione immediatamente, e garantendo allo stesso tempo un coordinamento centrale.

Dopo un'analisi approfondita dei flussi documentali, supportata anche da un confronto con altri Atenei, in particolare con l'Università Milano Bicocca, è stata quindi delineata una procedura che utilizzasse in parte il gestionale già in uso per alcune fasi del processo, e si fondasse al contempo sullo sviluppo di un apposito software per la parte di valutazione esterna, nomina delle Commissioni e verbalizzazione della discussione della tesi. L'ufficio ha operato a stretto contatto con il gruppo Cineca per implementare la procedura per la parte relativa a Esse3 e per lo sviluppo della piattaforma PICA che ha gestito il processo di valutazione della tesi, la consegna della stessa ai valutatori per il giudizio e la restituzione del giudizio al gestionale Esse3.

Con il supporto tecnico del Cineca è stato pertanto consentito ai dottorandi di presentare on line la domanda di partecipazione all'esame finale e depositare la tesi in formato digitale; ai coordinatori di inserire nella piattaforma i giudizi formulati dai rispettivi Collegi Docenti; ai valutatori esterni di avere accesso diretto alla tesi e agli allegati e di formulare il proprio giudizio. Inoltre è stata informatizzata e integrata nella procedura la designazione delle Commissioni degli esami finali, e la successiva verbalizzazione.

Le dimensioni e l'impatto di questa attivtà sono bene riassunte dalla tabella di fianco. In ultima analisi è risultato impegnativo sviluppare il protocollo di comunicazione tra i sistemi Esse3 e PICA, ma nonostante alcune anomalie durante il processo, il risultato di far interagire i sistemi è stato raggiunto con elevato livello di soddisfazione, consentendo la conclusione dell'intero iter in maniera soddisfacente per tutti gli attori coinvolti. Stiamo sviluppando la parte relativa alla conservazione della tesi in Titulus e il deposito in IRIS che permetterà il trasferimento automatico delle tesi alle Biblioteche nazionali e la visibilità della tesi in open access, pronti poi alla nuova sfi- da della digitalizzazione del libretto formativo dei dottorandi per recepire gli indirizzi che a livello europeo sono stati forniti al meeting annuale dell'EUA “Digitalisation: A game changer for doctoral education?” che si è tenuto Tallinn-Estonia, a giugno 2017.