L'Università di Pisa ha deciso di rinnovare il proprio sistema informatico per la gestione della Didattica e degli Studenti e ha scelto il nuovo sistema del CINECA
 

L'Ateneo ha recepito la necessità di rinnovamento in atto in tutti gli atenei italiani, e ha scelto di passare a ESSE3, un sistema integrato basato su Internet per la gestione della didattica e dei servizi agli studenti, che accompagna lo Studente in tutte le fasi della sua carriera universitaria, dall'iscrizione al postlaurea.

 

Il nuovo sistema informatico per la gestione della Didattica e degli Studenti adottato dall'Ateneo Pisano è basato sul sistema ESSE3 (Sistema Segreteria Studenti) di CINECA, il Consorzio Interuniversitario di cui l'Università di Pisa fa parte assieme ad altre 24 Università Italiane.

 

La delicata e complessa operazione di avvio del sistema ESSE3 è stata prudentemente collocata nella settimana precedente la Pasqua, l'avvio ufficiale è datato 21 Marzo 2005, per beneficiare della ridotta affluenza degli Studenti agli Uffici di Segreteria, e per ridurre al minimo gli inevitabili disagi che lo sbarco di un nuovo sistema può causare sia agli studenti (i Clienti), sia al personale di Segreteria.

 

ESSE3 va a sostituire "VM", il precedente sistema di Segreteria Studenti, operativo a Pisa fino dal 1994.
La riforma della Università, introdotta col DM 509/99, che ha completamente sconvolto la didattica (laurea 3+2, crediti), oltre all'affermarsi di nuove modalità di erogazione della didattica e la continua richiesta da parte degli Studenti di nuovi servizi Internet, sono le motivazioni principali che hanno spinto l'Ateneo alla adozione di ESSE3.
L'Università di Pisa, che storicamente vanta una solida cultura nell'ambito dei sistemi informativi, ha capitalizzato la necessità di rinnovamento, spinta dalle cause appena espresse, scegliendo di passare da un Sistema di Segreteria Studenti prevalentemente centrato sulle attività amministrative, a ESSE3, un sistema integrato per la gestione della didattica e dei servizi agli studenti, che accompagna lo Studente dall'orientamento, all'iscrizione alla Università, al percorso di carriera fino al conseguimento del titolo ed al post-laurea; il tutto operando massivamente su Internet, per il migliore agio degli Studenti ed il supporto della comunità anche "virtuale" che opera all'interno dell'Ateneo.

 

La partnership tra Pisa e CINECA è attiva da diversi anni nell'area dei Sistemi Applicativi per le Università: Pisa è stata infatti uno dei primi Utenti del sistema di "voto elettronico per i docenti" ed utilizza inoltre il sistema CSA del Consorzio per la gestione delle Carriere e Stipendi del proprio personale A partire da questa già consolidata partnership di successo, l'Università ha scelto non solo l'adozione di ESSE3, ma contestualmente ha deliberato anche l'adesione al CINECA come membro attivo, per avere ancora maggior titolo a partecipare alle scelte del Consorzio stesso.

 

Ad oggi, il ruolo della Università di Pisa non è stato solo quello di un Utente di un Sistema, ESSE3, evoluto e diffuso in molti atenei: l'Università di Pisa ha vigilato e partecipato fattivamente all'evoluzione di ESSE3 fino dal 2002, in stretta collaborazione con KION, l'azienda che CINECA ha dedicato all'evoluzione dei Sistemi per gli Studenti oltre che attraverso la partecipazione all'ESSE3 User Group (EUG), che raggruppa oltre 20 Università Utenti di ESSE3.
In questo contesto, Pisa ha svolto un'attività di "inprinting" sull'evoluzione del Sistema, sempre più incisiva col passare del tempo e con l'avvicinarsi all'avvio di ESSE3 nel proprio Ateneo.

 

Questi livelli di attenzione all'evoluzione del Sistema trovano una loro precisa motivazione anche nella circostanza che vede l'Università di PISA come Ateneo di maggior dimensione fra gli attuali Utenti di ESSE3 (52.000 studenti, 11 facoltà, 165 postazioni di accesso).

 

A questi rapporti istituzionali di crescente intensità fra l'Università di Pisa e CINECA, vanno ad affiancarsi ed a dare valore i rapporti di grande e fattiva collaborazione maturati all'interno del progetto ESSE3, fra il team dell'Ateneo ed il team di KION e CINECA, che ha consentito di raggiungere gli obiettivi indicati dagli Organi dell'Ateneo. Particolare menzione è dovuta allo straordinario sforzo erogato dal personale dell'Università, che ha sempre risposto con professionalità e partecipazione alle attività richieste dal progetto ESSE3 che si sono aggiunte alle normali attività di routine: anche in questo l'Università di Pisa si è distinta "nel coro" delle Università.

 

Il completamento dell'avviamento di ESSE3 richiederà indicativamente l'intero ciclo di un anno accademico, durante il quale verranno avviati i diversi moduli, in corrispondenza dei diversi appuntamenti: prove di ammissione, immatricolazione, iscrizione, pagamento tasse, percorso di carriera, conseguimento titolo, master, dottorati.

 

Per meglio verificare la funzionalità del nuovo sistema, si prevede di avviare una attività di monitoraggio verso gli studenti per verificare il gradimento e la fruibilità dei servizi offerti da ESSE3 e per raccogliere gli eventuali suggerimenti, in una ottica di ricerca del continuo miglioramento dei livelli di servizio erogati.

 

In chiusura, alcuni numeri che illustrano meglio le dimensioni del progetto.

 

Il progetto per l'avviamento di ESSE3 a PISA ha avuto una durata di circa 2 anni, ha coinvolto circa 20 persone di KION (oltre al gruppo interno di sviluppo di 40 persone) per un totale di oltre 1300 giornate erogate. Almeno altrettante giornate sono state erogate dal personale di Segreteria e Sistemi Informativi della Università.

 

Nel passaggio dal vecchio al nuovo sistema, ESSE3, sono stati trasferiti:

 

  • 385.421 Studenti e relative carriere complete

  • 14.328 Docenti

  • 1.364.758 Iscrizioni

  • 2.381.277 Pagamenti effettuati

  • 11.024.893 Attività didattiche

  • 4.841.678 Esami sostenuti

  • 93.130 Lauree conseguite

  • 33.651 Esami di stato

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Alcuni esempi di "longevità studentesca" (qualcuno da Guiness) evidenziatisi durante "gli scavi":

  • 21.491 Matricole con più di 10 anni di iscrizioni

  • 1.298 Matricole con più di 20 anni di iscrizioni

  • 153 Matricole con più di 30 anni di iscrizioni

  • 1 Matricola attiva: con 36 anni di iscrizioni



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Referenti:
Per l'Università di Pisa, dr. Mauro Bellandi - Dirigente Didattica e Ricerca
Per CINECA/KION, Vittorio Ravaioli - Amministratore unico KION
Contatti: info@kion.it