La problematica della dematerializzazione dei documenti in dote all'Università degli Studi di Milano-Bicocca è da sempre un tema molto sentito dagli organi di governo e dai vertici amministrativi che hanno da subito insistito e appoggiato il passaggio dalla carta al supporto informatico, nell'obiettivo di rendere il dato più immediato, fruibile e duraturo, ferma restando l'ottemperanza agli obblighi di legge a volte molto restrittivi e comunque vincolanti. La digitalizzazione delle procedure è inoltre l'occasione per rivedere i processi di lavoro e riorganizzarli, rendendoli, ove possibile, uniformi, ma soprattutto coerenti e rispettosi dell'evoluzione (o rivoluzione) normativa che negli ultimi anni ha interessato le università e più in generale la pubblica amministrazione.

Negli atenei, è risaputo, operano/collaborano numerose figure contrattuali, diverse fra loro così come lo sono le procedure concorsuali utilizzate per il loro reclutamento, ognuna delle quali deve rispettare i diversi vincoli e peculiarità imposte dalla normativa di riferimento e dai regolamenti d'ateneo: personale strutturato (professori, ricercatori, personale tecnico-amministrativo) e personale non strutturato o atipico (assegnisti, borsisti e dottorandi di ricerca, docenti a contratto, tutor, collaboratori e consulenti).

Molte figure contrattuali, tante procedure di selezione e innumerevoli documenti presentati e prodotti hanno reso indispensabile l'avvio del processo di dematerializzazione di tutte le procedure concorsuali gestite dal nostro ateneo, avviato agli  inizi del 2016, e che allo stato attuale gestisce in toto la raccolta informatizzata delle candidature. Il primo ostacolo da superare è stato individuare quali fossero le caratteristiche comuni alle differenti procedure selettive e quali fossero le informazioni minime, ma necessarie, che i potenziali candidati avrebbero dovuto fornire. Per rendere il paragone con un esempio, è stato come affrontare un trasloco: trovarsi davanti a locali colmi di oggetti e dover decidere se portarli con sé o meno, sempre con l'ansia di “rottamare” qualcosa che invece serve o sarà utile.

La soluzione? Unicamente rimboccarsi le maniche e passare tutto in rassegna. Sicuramente si sarebbero dovuti “salvare” i dati anagrafici, la residenza, il domicilio per eventuali comunicazioni, la cittadinanza (con le relative particolarità per i cittadini non UE), il possesso del titolo d'accesso, il godimento dei diritti civili e politici, l'eventuale disabilità e la necessità di ausili, le condanne penali o l'essere stati destituiti o dispensati dall'impiego e via dicendo. Di certo i candidati avrebbero dovuto allegare un documento di riconoscimento, assumersi la responsabilità di quanto dichiarato o prodotto e affermare di aver preso visione della informativa sul trattamento dei dati personali. Su questa struttura comune sono stati implementati e dettagliati i vari modelli di istanze di partecipazione, integrandoli con le particolari esigenze e peculiarità dei profili da reclutare, scegliendo di predisporre anche più modelli per la stessa tipologia di procedura, differenziandoli in base a elementi fondamentali.

Ad esempio sono stati predisposti due diversi modelli per il reclutamento di personale tecnico-amministrativo di “categoria D”, uno a tempo indeterminato e uno a tempo determinato; quest'ultimo, come previsto dal regolamento dell'Università degli Studi di Milano-Bicocca, riguarda una selezione per soli esami, quindi non necessita di proporre al candidato la possibilità di allegare titoli o fornire specifiche dichiarazioni sulle precedenti esperienze lavorative. Contemporaneamente è stato messo a punto e delineato il flusso che avrebbe permesso l'acquisizione digitale delle candidature nel sistema adottato in ateneo per la gestione documentale e la gestione del protocollo informatico, nel rispetto degli standard, specifiche tecniche e requisiti imposti dalla legge, anche in termini di conservazione degli stessi, e in che modo esse sarebbero state rese disponibili alle commissioni giudicatrici per la loro valutazione. Infine, per facilitare le attività collegate alla verifica amministrativa delle candidature, è stata messa a disposizione dell'operatore la funzione di estrazione dei dati dichiarati su di un foglio di calcolo, raggruppandoli e incolonnandoli, in modo da rendere agevole e veloce, mediante l'applicazione di filtri, la verifica e il controllo degli stessi.

Grazie alla sinergica collaborazione degli uffici amministrativi che si occupano di reclutamento, dei sistemi informativi, delle commissioni giudicatrici e ovviamente dei candidati, ai quali è stato richiesto un feedback, nel periodo da febbraio 2016 ad agosto 2017 è stata utilizzata la nuova procedura di raccolta delle candidature. Il cambio di procedura ha ovviamente aumentato le richieste dei candidati di informazioni e di supporto nella compilazione delle domande e soprattutto ha riguardato problematiche pratiche relative alla sottoscrizione e alla presentazione della candidatura. Poche le critiche o le lamentele sul “lato giuridico” del funzionamento del sistema; qualche richiesta di spiegazione su come compilare o cosa allegare (niente di più rispetto a prima); qualche segnalazione sulla presenza di refusi o consigli per migliorare la descrizione dei campi da popolare. Un problema a parte è stato abituare il potenziale candidato alla presenza di una deadline informatizzata, che con un solo secondo di ritardo, soggettivo e non causato dal sistema, impedisce il perfezionamento della presentazione della candidatura.

Dal lato delle commissioni giudicatrici l'impatto della novità ha visto giudizi e feedback per lo più positivi; alcuni componenti hanno sin da subito accolto il nuovo sistema come il normale e unico modo di stare al passo con i tempi, facilitati e agevolati nella valutazione dei titoli presentati dai candidati, poiché ordinatamente raccolti, classificati e messi a loro disposizione, e anche sollevati dal non dover più rischiare il colpo della strega durante il trasporto della documentazione cartacea. Sono state segnalate criticità, soprattutto all'inizio, dovute più che altro alla poca dimestichezza con l'applicativo dal lato back office e l'aver messo a disposizione una guida con schemi e spiegazioni ha migliorato la situazione e reso tutto meno complicato. Altre segnalazioni sono pervenute per la mancata possibilità di verbalizzazione online delle sedute: seppur avendo raggiunto buoni risultati, è oggettivo il ritardo sulla tabella di marcia prefissata, in quanto avremmo già dovuto implementare e rendere disponibile questa funzione. I prossimi passi del processo di dematerializzazione dovranno quindi riguardare la predisposizione del bando di selezione e la sua pubblicizzazione, la verbalizzazione online delle sedute d'esame, la nomina del vincitore, la sua contrattualizzazione, il caricamento della carriera con la creazione/aggiornamento del fascicolo personale sugli applicativi gestionali. Il tutto dovrà essere impostato come un unico flusso, finalizzato alla non duplicazione delle informazioni richieste all'utenza (intesa sia come struttura richiedente il posto sia come candidato) o inserite dagli uffici amministrativi. Il lavoro che ci attende è molto, come la voglia di fare bene e di innovare sempre più.