Reperire un atto notarile è da oggi più semplice per il cittadino grazie al servizio ARCHINOTA realizzato dal CINECA per l'Ufficio Centrale degli Archivi Notarili del Ministero della Giustizia.
I notai conservano gli atti nel proprio studio fino a quando non cessano dall'attività o non si trasferiscono in altro distretto notarile.
Gli atti dei notai cessati dall'esercizio della funzione notarile e quelli dei notai che si sono trasferiti nella sede di un altro distretto sono conservati negli Archivi Notarili. Negli archivi notarili sono inoltre conservate le copie degli atti pubblici e delle scritture private autenticate e gli atti privati originali, trasmessi dagli uffici del registro decorsi dieci anni dalla registrazione.
Decorso un centennio dal deposito, tutti gli atti e i documenti conservati vengono versati, con cadenza decennale, negli archivi di Stato, i quali svolgono compiti generali di custodia delle fonti documentarie per fini storico-culturali.
Consultando ARCHINOTA, il cittadino che ha necessità di richiedere copia di un atto di un notaio cessato dalle funzioni, può trovare le informazioni necessarie ad individuare l'Archivio Notarile dove tale atto è depositato.
Nella banca dati sono inseriti anche i nominativi di tutti i notai in esercizio; pertanto, se l'atto di cui si vuol richiedere copia è stato ricevuto da un notaio ancora in esercizio, il motore di ricerca segnala che gli atti si trovano presso lo studio del notaio, del quale si potrà avere l'indirizzo attraverso il sito http://www.notariato.it.
I criteri di ricerca sono stati pensati per poter soddisfare le richieste dell'utente anche nel caso in cui questi non disponga di tutti i dati utili. È possibile, infatti, effettuare la ricerca inserendo il cognome completo del notaio, se lo si conosce, ma è sufficiente inserire anche solo poche lettere del cognome e il sistema fornirà l'elenco di tutti i notai il cui cognome inizia con le lettere inserite.
Se invece si ricorda soltanto il luogo della stipula si potranno utilizzare i campi di ricerca relativi alla sede o alla sola provincia. Il motore di ricerca individuerà tutti i notai che hanno esercitato o esercitano nelle sedi o nella provincia richiesta, allo scopo di facilitare la individuazione del notaio che interessa.
Per circoscrivere la ricerca è inoltre possibile inserire il periodo in cui si ritiene sia stato stipulato l'atto che interessa l'utente.
Per ogni notaio vengono fornite informazioni relative ai periodi di esercizio nella sede o nelle sedi ricoperte. L'informazione finale è quella relativa alla sede dell'Archivio Notarile che conserva gli atti del notaio cercato: dell'Archivio sono disponibili l'indirizzo, l'orario di apertura al pubblico, i recapiti telefonici, di fax e di posta elettronica.
La copia dell'atto notarile può essere richiesta presso la sede dell'Archivio, per corrispondenza, a mezzo fax o in via telematica.
Il progetto si colloca all'interno del nuovo modello di Pubblica Amministrazione orientata all’utente e fornitrice di servizi attraverso canali tecnologicamente avanzati. L'Amministrazione degli archivi notarili si pone quindi lìobiettivo di migliorare i servizi resi al cittadino, realizzando processi di innovazione e potenziamento tecnologico a supporto dei servizi interni dell’amministrazione e dei servizi rivolti all'utenza.
La realizzazione del motore di ricerca ARCHINOTA è il risultato della collaborazione tra l'Amministrazione degli Archivi Notarili e la Direzione Generale dei Servizi Informativi Automatizzati, con il coordinamento dell'Ufficio Stampa del Ministero delle giustizia per la messa on line del motore di ricerca. L'Ufficio Centrale degli Archivi Notarili ha raccolto e coordinato i dati in possesso dei singoli Archivi Notarili Distrettuali e provvede al continuo aggiornamento della banca dati.
