Con l’acquisizione del software Titulus, CINECA ha inteso iniziare un percorso finalizzato a proporre agli Atenei italiani un sistema di gestione documentale interconnesso con le principali applicazioni gestionali.
L’integrazione di Titulus in U-GOV Gestione Documentale racchiude la volontà di creare un’unica base informativa che venga alimentata, non solo dal protocollo, ma da tutti gli applicativi gestionali dell’ateneo e che a sua volta si renda disponibile ad altri soggetti (persone e applicativi) per mezzo di canali diversi.
Supporto ai processi decisionali e alla conservazione e valorizzazione del patrimonio documentale. Riduzione materiale cartaceo, razionalizzazione dei flussi documentali, completo rispetto della normativa, maggiore efficienza amministrativa e riduzione dei costi, trasparenza ed accessibilità ai documenti. Semplificazione delle interazioni tra studente e Ateneo.
U-GOV crea un’unica base informativa alimentata non solo dal protocollo ma da tutti gli applicativi gestionali di Ateneo. Comunicazione tra unità interne semplice e veloce. Interoperabilità con altre amministrazioni tramite casella PEC.
Registratura di protocollo, copertura di ogni casistica di documenti, smistamento, gestione accesso e gruppi di utenti, controllo duplicati in arrivo, metadati descrittivi, file associati alla descrizione, versioning, indicizzazione, gestione fascicoli, funzioni di ricerca e reportistica.
Tracciamento e monitoraggio dei flussi documentali relativi a proposte e comunicazioni, calendario sedute, produzione ordine del giorno, lettere, delibere, verbali.
Disegno workflow e azioni per uno o più documenti: controllo sugli attori, condivisione documenti, smistamento, iter paralleli, gestione risultati condizionali e non, gestione fascicoli, allegati.
Gestione documenti della carriera dello studente integrata con ESSE3 e GISS. Creazione e inserimento dei documenti inerenti la carriera del personale integrata con U-GOV Risorse Umane.
Certificazione della validità del documento tramite integrazione con la firma digitale. Trasmissione al sistema di conservazione digitale di documenti e metadati. Conservazione documentazione fiscale.
