ConFirmaDoc garantisce la conservazione digitale con validità legale tramite firma digitale e marcatura temporale. I documenti sono salvati corredati di tutto il sistema di relazioni ed informazioni di contesto e dei metadati di classificazione e fascicolazione. I documenti conservati sono ricercabili in tempo reale, e sono consultabili attraverso l’apposita interfaccia Web a disposizione di specifiche utenze applicative. Migliora l’efficacia delle attività di gestione documentale, la sicurezza e il controllo sugli accessi.
ConFirmaDoc adempie alle specifiche indicate dalla Deliberazione CNIPA n. 11/2004, e riassunte nel Codice dell’Amministrazione Digitale.
ConFirmaDoc sfrutta la Firma Digitale Cineca e nasce integrato con gli applicativi Esse3 e U-GOV, adeguandosi ai processi di conservazione degli Atenei. Oltre a questo, può essere utilizzato per la conservazione di qualsiasi tipologia di documento e si interfaccia con sistemi informativi di varia natura.
ConFirmaDoc gestisce la conservazione a norma dei verbali d’esame grazie ad una stretta integrazione con ESSE3. I verbali d’esame firmati digitalmente su ESSE3 vengono trasferiti a ConFirmaDoc che provvede alla marcatura temporale di ogni lotto ricevuto.
Il Responsabile della conservazione verifica poi la presenza e la correttezza dei metadati, la leggibilità dei documenti, la correttezza formale degli stessi ed appone la propria Firma Digitale con smart card.
Il servizio di ConFirmaDoc è disponibile in modalità SaaS liberando l’Ateneo dagli oneri di gestione hardware e software. L’Ateneo può inoltre affidare in outsourcing a Cineca il ruolo di Responsabile della conservazione digitale, affidando a personale dedicato il corretto svolgimento di tutte le fasi del processo di digitalizzazione dei documenti.
